Questions fréquemment posées

En cliquant sur le bouton Paramètres, vous accédez aux réglages de votre projet. Il vous suffit ensuite de sélectionner l'image de votre logo : celle-ci sera automatiquement intégrée à tous vos documents (offres, commandes, factures et notes de crédit).

En cliquant sur le bouton Paramètres, vous accédez aux réglages de votre projet.

1. Cliquez sur le bouton Pieds de page ou En-têtes de page pour accéder à la gestion de ceux-ci.
2. En haut à droite du tableau, cliquez sur le petit "+" pour ajouter un nouveau document.
3. Donnez un nom à votre document, puis rédigez son contenu à l'aide du champ de texte enrichi (éditeur de type "mini Word").
4. Choisissez les documents sur lesquels vous souhaitez afficher ce document : offre, bon de commande, facture ou note de crédit.
5. Vous pouvez créer plusieurs pieds de page et en-têtes, et définir ceux que vous souhaitez utiliser par défaut pour chaque type de document.

En cliquant sur le bouton Fichiers, vous accédez à un gestionnaire de fichiers liés à votre projet.

1. Ajoutez le fichier PDF en le déposant sur la zone prévue à cet effet ou en sélectionnant le fichier sur votre ordinateur.
2. Une fois téléchargé, cliquez sur le petit crayon pour modifier le fichier PDF.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cochez la langue pour laquelle vous voulez définir ce fichier comme conditions générales de vente.

En cliquant sur le bouton Paramètres, dans la section Paramètres d'envoi des e-mails :

Créer votre signature e-mail dans FactureX

1. Accédez au champ de signature dans les paramètres de votre compte ou profil.
2. Utilisez les outils de mise en forme disponibles (gras, italique, couleurs, alignement, etc.) pour structurer votre signature selon vos préférences.
3. Ajoutez vos informations : nom, fonction, coordonnées, site web, etc.
4. Évitez le copier-coller depuis Word ou d'autres logiciels : cela peut introduire des styles ou du code non compatible, entraînant des erreurs d'affichage dans vos e-mails.
5. Préférez une mise en page simple et claire, directement réalisée dans l'éditeur intégré.

Configuration d'un serveur SMTP externe

Par défaut, les e-mails sont envoyés via l'adresse send@facturex.be. Si vous souhaitez utiliser votre propre serveur SMTP, vous pouvez le configurer dans les paramètres. Veuillez noter que Facturex n'est pas responsable de la configuration de votre serveur ni des éventuels échecs d'envoi.

Mode débogage lors de l'envoi d'un message test

Lorsque vous envoyez un e-mail test via Facturex, vous avez la possibilité d'activer le mode débogage. Ce mode permet d'afficher des informations techniques détaillées sur le processus d'envoi :

• La tentative de connexion au serveur SMTP
• Les éventuelles erreurs rencontrées
• Les paramètres utilisés (adresse, port, protocole, etc.)
• Le statut de l'envoi (réussi ou échoué)

En cliquant sur le bouton Paramètres, vous accédez aux réglages de votre projet. Rendez-vous dans la section % Taux de TVA, où vous pouvez facilement activer ou désactiver les taux de TVA de votre choix en cochant ou décochant les options disponibles.

En cliquant sur le bouton Paramètres, vous accédez aux réglages de votre projet. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier les intitulés des documents générés. Par exemple, si le mot "Offre" ne vous convient pas et que vous préférez utiliser "Devis", vous pouvez le faire facilement via la section Nom des documents et Noms des pages.

En cliquant sur le bouton Paramètres, vous accédez aux réglages de votre projet. Rendez-vous dans la section Personnalisation des documents PDF, vous pouvez personnaliser la couleur d'arrière-plan ainsi que la couleur du texte de l'en-tête du tableau selon vos préférences.

Deux champs sont à votre disposition pour régler l'échéance de vos devis et l'échéance de vos factures (en jours).

Deux champs sont à votre disposition pour commencer la numérotation des factures et des notes de crédit à un numéro ultérieur (et non à partir du premier).

Dans la section Taux de TVA par défaut, sélectionnez votre taux préféré parmi les taux actifs de votre projet.

Oui ! Dans la section "Masquer les colonnes suivantes dans les tableaux", il vous suffit de cocher les colonnes à cacher.

Un champ à cet effet est disponible dans la section "Adresse(s) vers lesquelles envoyer la copie". Entrez une adresse email ou plusieurs adresses email séparées par des points-virgules ;.

4 champs "enrichis" sont à votre disposition pour changer les textes par défaut.

Oui, connectez votre banque en cliquant sur "Ajouter une liaison bancaire", cela vous permettra de :

• Visualiser automatiquement vos entrées et sorties d'argent sur votre compte bancaire
• Associer facilement vos paiements aux factures dans l'application, grâce à une réconciliation automatique

Suivez les instructions qui diffèrent en fonction de votre banque.

Oui, ajoutez votre compte bancaire en cliquant sur "Ajouter un compte bancaire".

Une fois votre compte en banque ajouté, dans le tableau, cliquez sur le petit "crayon" afin d'activer l'option : Définir par défaut pour les documents PDF et les e-mails.

Une fois votre compte en banque ajouté, dans le tableau, cliquez sur le petit "crayon" afin d'activer l'option : Activer la réconciliation automatique lors de la synchronisation des opérations.

Vous pouvez exporter vos factures de vente et notes de crédit de deux manières :

Formats disponibles

• PDF
• XML au format UBL (compatible avec les logiciels comptables homologués)

Que se passe-t-il après l'exportation ?

• Les documents sont verrouillés (plus de modification, suppression ou envoi via Peppol)
• Ils restent téléchargeables et envoyables par e-mail
• Une icône verte indique le statut "exporté"
• Une note informative précise l'heure et la destination de l'exportation
• Filtrage possible par statut : exporté ou non

Export manuel

• Via les pages Factures ou Notes de crédit
• Cliquez sur Export pour télécharger un fichier ZIP contenant les documents sélectionnés
• Vous pouvez relancer l'export autant de fois que nécessaire
• Idéal pour les clients qui gèrent leur comptabilité ou transmettent directement à leur comptable

Export automatique

• Effectué par le système à intervalles réguliers (paramétrables)
• Les documents sont envoyés soit par e-mail, soit vers un serveur SFTP
• Si activée, la prochaine date d'exportation est affichée en haut du tableau
• Les documents exportés manuellement ne sont pas inclus dans l'export automatique

Limites

• Pas de vérification de cohérence de numérotation (à faire dans le logiciel comptable)
• Seul le format XML UBL est supporté
• Toute modification après export nécessite une note de crédit (conformément à la loi)

Formats disponibles : PDF et XML UBL.

Procédure :

• Exportation manuelle uniquement via le bouton Export
• Les documents sont téléchargés dans un fichier ZIP
• Export relançable plusieurs fois

Après export : documents verrouillés, téléchargeables et envoyables par e-mail.